Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Райгородоцькій сільській раді

РАЙГОРОДОЦЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

БЕРДИЧІВСЬКОГО РАЙОНУ  ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

сільського голови        

 

від 07.10.2024  року                с.Райгородок                              № 112

 

Про затвердження Інструкції про порядок ведення

обліку, зберігання, використання і знищення

документів та інших матеріальних носіїв інформації,

що містять службову інформацію

в Райгородоцькій  сільській раді

 

 

 

Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію», з метою забезпечення належного обліку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію:

 

             Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Райгородоцькій сільській раді (далі – Інструкція) (додається)

.

 

 

  Сільський голова                                                      Максим САМЧИК

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток

до розпорядження

сільського голови від  07.10.2024 № 112

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і

знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації,

що містять службову інформацію в Райгородоцькій сільській раді

 

Загальна частина

 

Ця Інструкція визначає вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі – документи), що містять службову інформацію, в Райгородоцькій сільській раді та її структурних підрозділах.

Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодства з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію, в сільській раді та її структурних підрозділах розроблені на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.

В сільській раді та її структурних підрозділах утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються сільським головою або керівником структурного підрозділу.

З урахуванням особливостей діяльності сільської ради або її структурного підрозділу за рішенням сільського голови або керівника структурного підрозділу можуть утворюватися кілька таких комісій за напрямами діяльності сільської ради або її структурного підрозділу.

Основними завданнями комісій з питань роботи із службовою інформацією є:

3.1. Складення на підставі пропозицій структурних підрозділів сільської ради та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі – перелік відомостей), і подання його на затвердження сільському голові або керівникові структурного підрозділу сільської ради;

3.2 Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування;

3.3 Розгляд документів з грифом “Для службового користування” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

3.4 Розслідування на підставі рішення сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради фактів втрати документів з грифом “Для службового користування” та розголошення службової інформації;

3.5 Розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

3.6 Вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією, включаються працівники структурних підрозділів сільської ради, в яких створюється службова інформація, а також працівники мобілізаційного підрозділу, технічного захисту інформації (у разі створення), структурного підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення, підрозділу з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в сільській раді або її самостійних структурних підрозділів.

До складу комісій, утворених за напрямами діяльності апарату або структурного підрозділу сільської ради, включаються кваліфіковані працівники з відповідних напрямів діяльності.

Перелік відомостей складається сільською радою відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується сільським головою та оприлюднюється на офіційному веб-сайті.

В умовах воєнного чи надзвичайного стану перелік відомостей складається з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.

Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються сільським головою, його заступником, керівниками структурних підрозділів сільської ради у резолюції до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів апарату або структурних підрозділів сільської ради, які не є їхніми працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.

Організація роботи в сільській раді або її структурному підрозділі з документами, що містять службову інформацію, покладається на загальний відділ, а за його відсутності – на окрему посадову особу (далі – служба діловодства).

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М” провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними за мобілізаційну роботу в апараті або структурному підрозділі сільської ради.

Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

Загальний відділ сільської ради ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів, зазначених у пункті 5, з цією Інструкцією під розпис.

Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в сільській раді та її структурних підрозділах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), та ДСТУ 4163-2020, що регламентують порядок складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для службового користування” в апараті та структурних підрозділах сільської ради здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

У разі ліквідації сільської ради або її структурного підрозділу рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

Приймання та реєстрація документів

Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”, крім документів, зазначених в абзаці другому цього пункту, здійснюється загальним відділом сільської ради.

Порядок приймання та реєстрації документів з грифом “Для службового користування”, які містять відмітки “Літер “М”, визначається розпорядженням сільського голови або керівника структурного підрозділу.

У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом “Для службового користування” вони приймаються черговим працівником установи, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом “Для службового користування” в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.

Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається працівником загального відділу  сільської ради, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань конверти (пакування) з відмітками “Літер “М”, що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в установі, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки “Для пакетів”.

За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.

Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відмітками “Літер “М” (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань), а також з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, загальним відділом сільської ради проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатку на облік.

Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка ДСК, наприклад:

251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М” наприклад:

М/251/04-12 ДСК

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

До вх. 1172/03-15 ДСК 01.09.2016

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку «без додатку – відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, які використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4.

Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в апараті сільської ради та її структурних підрозділах повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах).

Облік видань з грифом “Для службового користування”

Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в апараті сільської ради або її структурному підрозділі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 5.

Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Облік електронних носіїв інформації

Облік електронних носіїв інформації (жорстких гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться загальним відділом  сільської ради у журналі за формою згідно з додатком 6.

На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер, дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.

Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 31 і 32 Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

Гриф “Для службового користування” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні апарату сільської ради або її структурного підрозділу та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні сільської ради або її структурного підрозділу для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування”, проводиться в апараті сільської ради або її структурному підрозділі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в сільській раді або її структурному підрозділі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі сільської ради або її структурного підрозділу такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

Друкування і розмноження документів в сільській раді та її структурних підрозділах документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки проводиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками апарату сільської ради або її структурного підрозділу, які мають допуск до роботи з такими документами.

У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 3

Установа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

Для службового користування

Літер “М”

Прим. № 2

На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 4

Додаток до наказу

______________________

(найменування установи)

__ ______ 20__ р. №____

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

Додаток: довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка «(без додатка – відкрита інформація)», наприклад:

Для службового користування

(без додатка – відкрита інформація)

Прим. № 1

У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

На зворотньому боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі апарату сільської ради або її структурного підрозділу, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

Надруковано три примірники.

Прим. № 1 – Мін’юсту

Прим. № 2 – Мінфіну

Прим. № 3 – до справи № 02-10

Пункт 3.7 переліку відомостей

АРМ інвентарний номер 5

У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

Прим. № 1 - 8 - за списком на розсилку;

Прим. № 9 - до справи № 02-10

На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:

Марченко Петро 255 55 55

Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Розмноження документів з грифом «Для службового користування» здійснюється загальним відділом сільської ради або іншим структурним підрозділом сільської ради, визначеним розпорядчим документом сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради, з дозволу сільського голови (його заступника) або керівника (його заступника) структурного підрозділу за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 7 або відповідно до резолюції сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради.

Сільський голова або керівник структурного підрозділу сільської ради може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

Документ з грифом «Для службового користування», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 47 цієї Інструкції, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 8.

 

Надсилання документів

 

Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється кур’єрською службою установи (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі нагальної потреби за дозволом сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради документи з грифом “Для службового користування” в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника працівниками загального відділу  сільської ради.

У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання документів з грифом «Для службового користування» за кордон здійснюється відповідно до законодавства.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом «Для службового користування» надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «Для службового користування», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 41 цієї Інструкції.

Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 54 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.

У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для службового користування” з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

 

Формування виконаних документів у справи

 

Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в апараті сільської ради або її структурному підрозділі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”.

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в апараті сільської ради або її структурному підрозділі, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

До номенклатури справ включається журнал обліку журналів, картотек та завершених провадженням справ з грифом “Для службового користування” (згідно з додатком 13), в якому обліковуються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.

У графі номенклатури справ “Індекси справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка «ДСК», наприклад:

04-10 ДСК

На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.

У разі коли в апараті сільської ради або структурному підрозділі створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

У разі коли в апараті сільської ради або її структурному підрозділі створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією апарату сільської ради або її структурного підрозділу з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісії з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346).

Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

 

Користування документами

Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам відповідно до резолюцій сільського голови, його заступників, керівників структурних підрозділів.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у загальному відділі сільської ради чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам апарату сільської ради або її структурного підрозділу на підставі замовлення за формою згідно з додатком 9, резолюції сільського голови або керівника структурного підрозділу сільської ради чи затвердженого сільським головою (керівником структурного підрозділу сільської ради) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників апарату сільської ради або її структурного підрозділу до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого сільським головою або керівником структурного підрозділу сільської ради.

Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 10.

Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) апарату або структурного підрозділу сільської ради, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів апарату сільської ради або її структурного підрозділу на підставі замовлення за формою згідно з додатком 11.

Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архівного підрозділу (архіву) апарату сільської ради або її структурного підрозділу робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення апарату або структурного підрозділу сільської ради.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією сільського голови або його заступника (керівника структурного підрозділу або його заступника), можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником загального відділу сільської ради або іншою, визначеною в розпорядчому документі сільського голови або керівником структурного підрозділу сільської ради, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального віддлу  (підпис) власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

20 липня 2016 року

Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається пунктом 78 цієї Інструкції.

Для ведення записів, що містять службову інформацію, виконавцям видаються робочі зошити, які реєструються в журналі обліку робочих зошитів, спецблокнотів, окремих аркушів паперу, бланків (форм), що ведеться за формою згідно з додатком 14.

Аркуші робочих зошитів повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки служби діловодства.

Паперові наклейки повинні бути виготовлені з тонкого паперу, який не розшаровується, розміром на 3 – 4 міліметри більше, ніж діаметр відбитка печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її краї.

На зворотньому боці останнього аркуша робочого зошита робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, який засвідчується підписом працівника загального відділу  сільської ради та сільським головою, підписи скріплюються печаткою .

На обкладинці робочого зошита проставляється гриф секретності відповідно до ступеня секретності відомостей, які планується записувати, прізвище виконавця та реєстраційний номер зошита.

Працівник іншої установи може ознайомитися зі змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи – розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до сільської ради або її структурного підрозділу запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 82 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до сільської ради або її структурного підрозділу іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

 

Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу (архіву) сільської ради або її структурного підрозділу.

Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи – розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа – розробник документа припинила свою діяльність.

За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу сільським головою (керівником структурного підрозділу сільської ради). У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) сільської ради або її структурного підрозділу, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання – до державних архівних установ.

Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.

На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається працівником загального відділу сільської ради (архівного підрозділу) сільської ради або її структурного підрозділу шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

 

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

 

Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою “Для пакетів”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.

Справи з грифом “Для службового користування” постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Мінюстом порядку з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, що включені до них.

Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до державної архівної установи, установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ сільської ради або її структурного підрозділу в цілому.

Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією сільської ради або її структурного підрозділу у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування», а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає сільський голова або особа, яка виконує його обов’язки, де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку-відповідальна за їх зберігання особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.

В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ та власних імен членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної установи:

(підпис) Петро МАРЧЕНКО

(підпис) Олександр ПАВЛЕНКО

(підпис) Віктор ІВАНЕНКО

10 лютого 2016 р.

Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.

Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників сільської ради або її структурного підрозділу, які провели таке знищення.

   

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) сільської ради або її структурного підрозділу.

Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються сільським головою або керівником структурного підрозділу сільської ради.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 96 цієї Інструкції.

Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам сільської ради здійснюється через загальний відділ сільської ради з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення загального відділу сільської ради. Про всі переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) або загальний відділ сільської ради або її структурного підрозділу за письмовою вказівкою сільського голови (керівника структурного підрозділу) здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі сільської ради або її структурного підрозділу, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи сільської ради, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі сільської ради або її структурного підрозділу здійснюється на підставі резолюції сільського голови (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, сільський голова (його заступник) або керівник самостійного структурного підрозділу ставить на доповідній записці керівника свого структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан усіх документів, взятих на облік, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним сільським головою, керівником структурного підрозділу.

До складу комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

Перевірка наявності справ та видань з грифом “Для службового користування” в архівах, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.

Результати перевірок, зазначених у пунктах 103 і 104 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 12.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт сільського голову або керівника структурного підрозділу та начальника загального відділу сільської ради.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за рішенням сільського голови або керівника структурного підрозділу може утворюватися спеціальна комісія.

Спеціальна комісія має право отримувати від працівників апарату сільської ради або структурного підрозділу письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається сільському голові або керівникові структурного підрозділу на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією сільського голови або керівника структурного підрозділу не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

Відмітка про втрату документів вноситься Загальним відділомсільської ради до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана сільським головою або керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу апарату (за наявності такого підрозділу) або структурного підрозділу сільської ради для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

Рішення про можливість прийому установою іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі – іноземці) приймається сільським головою або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

 

 

Секретар сільської ради            Світлана БАРАНОВСЬКА

 

Додаток 1 до Інструкції

 

 

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
«Для службового користування»

Порядковий номер	Дата надходження конверта (пакування)	Найменування установи з якої надійшов конверт (пакування)	Номери документів, що зазначені на конверті (пакуванні)	Підпис посадової особи, відповідальної за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (пакування), дата отримання	Примітка
1	2	3	4	5	6

 

_____________________

 

 

 

 

Додаток 2
до Інструкції

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. № ______

Цей акт складений ______________________________________________________________                                                                      

(найменування посади керівника служби діловодства установи)

________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ________________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

 

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень ________________________________________  

                                                      (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

 

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

________________________________________________________________________________________________

 

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях) з порушенням цілісності та пошкодженнями)

_____________ (підпис)

____________________ (ініціали та прізвище)

Додаток 3
до Інструкції

 

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування»

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента	Дата та реєстра-ційний індекс вихідно-го доку-мента	Автор документа	Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст	Кількість аркушів		Кількість та номери примір-ників	Резолюція або відпові-дальний викона-вець	Відміт-ка про розмно-             ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (надіс-лано)	Відмітка про взяття на контроль доку- мента та строк його вико-нання	Дата і підпис		Реєст-ра-ційний індекс справи, до якої підши-то доку-мент	Відміт-ка про зни-щення доку-мента
				доку-мента	додат-ка
										отри-мання	повер-нення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	11	13

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4
до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування»*

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс документа	Вид доку-мента та корот-кий зміст	Наймену-вання структур-ного підрозді-лу, прізвище та ініціали виконавця	Підстава віднесення   інформації   до категорії з обмеженим доступом	Підготовлено		Відправлено		Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ	Номер реєстру або дата отри-мання докумен-та і підпис виконав-ця	Відміт-ка про зни-щення доку-мента	Приміт-ка
				кількість примір-ників, їх номери	кіль-кість аркушів у кожно-му примір-нику	найме-нування устано-ви – одержу-вача докумен-та, струк-турного підрозді-лу	номер при-мірника
1	2	3	4	5	6	7	8	9	11	12	13

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5 до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом
«Для службового користування»*

По-рядко-вий номер	Назва видання	Надійшло			Розподіл			Додаткове виготовлення примірників			Повернення	Знищення
		звідки надійш-ло або де надру-ковано	реєстра-ційний індекс вхідного супровід-ного листа і дата	кіль- кість примір-ників та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата	кількість примір-ників та їх номери	кількість примір-ників та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)                    і дата	дата, номери примірни-ків	дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

 

_______________________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 6 до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації,
на які планується записувати службову інформацію*

Поряд-ковий номер	Облі-ковий номер	Дата взяття на облік	Вид електронного носія, серійний номер	Відмітка про видачу			Відмітка про повернення		Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа)	Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстрацій-ний індекс акта)	При-мітка
				наймену-вання структур-ного підрозділу	прізвище, ініціали виконавця	дата отри-мання носія і підпис вико-навця	прізвище, ініціали посадової особи	дата і підпис посадової особи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 7 до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ _____________________________  (найменування посади керівника установи _____________________________  (структурного підрозділу установи) _________ __________________ (підпис) (власне ім’я та прізвище) ___ ______________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документа з грифом “Для службового користування”

________________________________________________________________

(вид документа)

_____________________ ______________________ № _____________

(дата реєстрації) (реєстраційний індекс) (номер примірника)

_________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику _____________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, _______________________

Особливі умови розмноження _______________________________________

Виконавець _______________________________________________________

(власне ім’я та прізвище)

____________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)		_____________ (підпис)		_____________________ (власне ім’я та прізвище)
____________________________ (найменування посади керівника служби діловодства)	_____________		_____________________

___ ____________ 20___ р.

Прийнято до виконання

____________________________ (найменування посади працівника, що виконує роботи з розмноження документа)

_____________

_____________________

___ ____________ 20___ р.

Додаток 8 до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів
з грифом «Для службового користування»

Поряд-ковий номер	Дата розмноження	Вид документа, його заголовок або короткий зміст	Дата та реєстрацій-ний індекс документа	Кількість аркушів	Кількість примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмно-ження	Дата видачі розмножених примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка отримує розмножені примірники, її підпис	Відмітка про знищення документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 9 до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ видачу справ _______________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу, _____________________________________ який зберігає справи з грифом «Для службового користування»)      ___________       __________________________              (підпис)                     (ініціали та прізвище)        ___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом «Для службового користування»

__________________________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом «Для службового користування»)

 

Порядковий номер	Номер справи	Заголовок справи	Мета або підстава роботи з документами	Прізвище та ініціали посадової особи, якій видається справа
1	2	3	4	5

 

________________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу виконавчого органу, який здійснює замовлення справ)

______________ (підпис)

____________________ (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

Додаток 10 до Інструкції

 

 

 

 

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
«Для службового користування»*

 

Поряд-ковий номер	Назва справи або видання	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище посадової особи	Підпис і дата		Примітка
				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

 

 

Додаток 11 до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ видачу справ _____________________________________ (найменування керівника установи) ___________   _________________________      (підпис)                     (ініціали та прізвище) ___  ____________ 20___ р.

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з архівного
відділу (архіву) виконавчого органу
від ___ __________ 20__ р. № _________

Прошу видати ________________________________________________________
          (прізвище, ініціали і найменування посади посадової особи, відповідальної за роботу із справами)

для _____________________________________________________________________

                (мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд	Номер опису	Номер справи	Заголовок справи	Кількість аркушів	Підпис замовника, який отримав справу	Підпис особи, відповідальної за архів виконавчого органу, якому повернута справа
1	2	3	4	5	6	7

 

____________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_________________ (підпис)

______________________ (ініціали  та прізвище)

 

___  ____________ 20___ р.

Додаток 12 до Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи _________   ________________________       (підпис)                  (ініціали та прізвище) ___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі _____________________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

________________________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: _________________________________________________________________

                                      (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

_________________________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними.

 

У результаті проведення перевірки встановлено:

 

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) ________________________________________________________________________________.

              (кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні ______________________________________________________________________
                                              (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні ____________________________________________________________________.

 

2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), _________________________________________________________________________.

 

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _______________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Голова комісії	_____________ (підпис)	_________________________ (ініціали та прізвище)
Члени комісії:
	_____________ (підпис)	_________________________ (ініціали та прізвище)

 

_____________________